Wybór odpowiedniego programu do faktur to jeden z podstawowych kroków przy rozpoczynaniu własnego biznesu. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, sprzedajesz na Allegro lub innych platformach to doskonale wiesz, jak ważne jest sprawne zarządzanie dokumentami sprzedaży. W tym artykule dowiesz się, na co zwrócić uwagę przy wyborze programu oraz jak wystawić swoją pierwszą fakturę.
Dlaczego wybór programu do fakturowania jest ważny?
Odpowiedni program do faktur może znacząco ułatwić prowadzenie biznesu. Pozwoli Ci zaoszczędzić czas, uniknąć błędów oraz zapewni zgodność z przepisami prawnymi. Co więcej, dobrze dobrane narzędzie będzie rozwijało się wraz z Twoim biznesem, oferując dodatkowe funkcje, takie jak obsługa magazynu czy integracje z innymi systemami.
Czynniki, na które warto zwrócić uwagę
Z mojego doświadczenia w pracy etatowej, jak również podczas prowadzenia własnej działalności miałem możliwość przetestowania wielu różnych programów. Od kombajnów typu Comarch ERP Optima, enova 365 aż po rozwiązania typu iFirma czy Fakturownia.pl z której korzystam obecnie.
Bez względu na to, na jaki program się zdecydujesz warto zadać sobie podstawowe pytania i określić czy dane program będzie dla Ciebie idalny.
Jakie dokumenty chcesz wystawiać?
Nie każdy biznes ma takie same potrzeby. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, możesz potrzebować obsługi paragonów fiskalnych. Wybieraj programy, które oferują taką funkcję. Z kolei dla małych firm, które wystawiają jedynie faktury VAT, większość narzędzi będzie wystarczająca.
Zgodność z przepisami i aktualizacje
Przepisy prawne dotyczące fakturowania zmieniają się często, dlatego wybierz program, który regularnie aktualizuje swoje funkcje. Upewnij się, że narzędzie będzie gotowe na nadchodzące zmiany, takie jak wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Chmura czy lokalnie?
Rozwiązania chmurowe pozwalają na wystawianie faktur z każdego miejsca na świecie, o ile masz dostęp do internetu. Jest to wygodne i przyszłościowe, choć wymaga stałego połączenia z siecią.
Integracje z innymi narzędziami
Zastanów się, czy program wspiera integracje z narzędziami, z których korzystasz, np. BaseLinker, EasyCart czy systemy księgowe. Automatyzacja tego procesu zaoszczędzi Ci wiele czasu i uprości zarządzanie sprzedażą.
Koszt programu
Większość narzędzi oferuje plany abonamentowe, dostosowane do różnych potrzeb. Na przykład Fakturownia ma plany już od 9,99 zł netto miesięcznie przy rocznej opłacie. Wybieraj opcje, które pozwolą Ci rozszerzyć funkcjonalności w przyszłości.
Wsparcie techniczne
Dostęp do pomocy technicznej lub bazy wiedzy może być kluczowy, zwłaszcza na początku. Sprawdź, czy program oferuje wsparcie w razie problemów.
Możliwości międzynarodowe: waluty i języki
Jeśli planujesz sprzedaż zagraniczną, upewnij się, że narzędzie umożliwia wystawianie faktur w innych walutach i językach.
Intuicyjny interfejs i funkcje dodatkowe
Program powinien być prosty w obsłudze, z możliwością szybkiego wystawienia faktury. Warto sprawdzić czy automatycznie zaciąga dane kontrahentów z bazy GUS.
Aplikacja mobilna
Możliwość wystawiania faktur z telefonu może być bardzo przydatna, szczególnie gdy często pracujesz w terenie.
Export danych i statystyki
Sprawdź, czy program umożliwia eksport dokumentów dla księgowej oraz czy oferuje podstawowe statystyki, pozwalające śledzić wyniki Twojego biznesu.
Jak wystawić pierwszą fakturę?
Na przykładzie Fakturownia.pl proces jest prosty i intuicyjny:
- Zaloguj się na swoje konto i kliknij Wystaw fakturę.
- Wybierz datę wystawienia i sprzedaży.
- Podaj dane kontrahenta (np. NIP) i pozwól programowi automatycznie je pobrać.
- Dodaj produkty lub usługi, określ ilość, cenę netto oraz stawkę VAT.
- Wybierz formę płatności i termin.
- Kliknij Zapisz, a następnie wyślij fakturę do klienta lub pobierz plik.
Cały proces i szersze omówienie tematu prezentuję na filmie:
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego programu do fakturowania to inwestycja w przyszłość Twojego biznesu. Pamiętaj, aby dopasować narzędzie do swoich potrzeb, uwzględniając takie aspekty jak zgodność z przepisami, integracje i intuicyjność obsługi.
Możesz wypróbować program fakturownia.pl bezpłatnie przez 30 dni klikając tutaj.
Artykuł zawiera linki sponsorowane.
